1. Nejdřív si ujasněte, proč chcete účetní změnit
Možná vám účetní dlouho neodpovídá, opakovaně řešíte chyby nebo vlastně vůbec nevíte, jak si vaše firma finančně stojí.
Než začnete hledat někoho nového, zkuste si pojmenovat, co vám ve spolupráci chybí. Pomůže vám to vybrat účetní, se kterou za rok nebudete řešit stejné problémy.
Nejste si jistí, jestli už nastal čas na změnu? Přihlaste se k našemu newsletteru a získejte e-book 7 varovných signálů, že je čas změnit účetní.
2. Novou účetní hledejte ještě před ukončením spolupráce
Může to znít samozřejmě, ale vyplatí se to připomenout. Nejdřív si zajistěte novou účetní, až potom ukončujte spolupráci se současnou.
Účetnictví totiž nemůže čekat, až najdete náhradu. Termíny pro DPH, mzdy nebo daňová přiznání běží dál.
Při výběru se neptejte jen na cenu. Zajímejte se také o zastupitelnost, zkušenosti s vaším typem podnikání a způsob komunikace.
Více tipů najdete v článku Jak vybrat spolehlivou účetní firmu.
3. Vyberte vhodný termín změny
Musíte čekat na konec roku? Nemusíte. Účetní můžete změnit i v jeho průběhu.
Začátek nového účetního období může být praktický, ale záleží na konkrétní situaci. Pokud například měníte účetní k 1. lednu, je potřeba domluvit, kdo dokončí prosincové účetnictví, účetní závěrku a daňové přiznání za předchozí rok.
Nejlepší termín proto vybírejte společně s novou účetní. Pomůže vám naplánovat převzetí tak, aby na sebe vše navazovalo.
4. Podívejte se do smlouvy se současnou účetní
Než podáte výpověď, zjistěte, jaké podmínky jste si sjednali.
Zajímat by vás měla především výpovědní lhůta, způsob předání podkladů a rozsah práce, kterou má účetní ještě dokončit. Ověřte si také případné poplatky za ukončení spolupráce nebo export účetních dat.
Výpověď doporučujeme řešit písemně, abyste měli vše doložené.
5. Připravte podklady pro novou účetní
Tohle bývá část, ze které mají podnikatelé největší obavy. Ve skutečnosti ale nemusíte sami vědět, co všechno bude potřeba. Nová účetní by vám měla říct, jaké podklady potřebuje a v jaké podobě.
Obvykle jde o:
- Účetní doklady, evidence a exporty z účetního programu.
- Účetní výkazy, zůstatky účtů a přehled pohledávek a závazků.
- Daňová přiznání a související podání.
- Mzdové a personální podklady, pokud máte zaměstnance.
- Informace o probíhajících kontrolách a nedokončených záležitostech.
- Přístupy: fakturační systém/eshop, banky a platební brány, úložiště přijatých dokladů, daňový portál atd.
Konkrétní seznam se bude lišit podle vašeho podnikání.
Doporučujeme také sepsat předávací protokol. Díky němu budete mít přehled, co už bylo předáno a co ještě zbývá vyřešit.
6. Nezapomeňte na plné moci a přístupy
Samotnou změnu účetní finančnímu úřadu hlásit nemusíte. Pokud vás ale původní účetní zastupovala na základě plné moci, je potřeba vyřešit změnu zmocnění.
Stejně tak zkontrolujte přístupy do účetních aplikací, bankovních propojení nebo datové schránky. Původní účetní by neměla mít přístup tam, kde už ho nepotřebuje.
Pokud si nejste jistí, jak postupovat, pomohou vám naše návody:
7. Domluvte, kdo dokončí rozpracované účetnictví
Představte si, že měníte účetní na začátku dubna. Kdo podá přiznání k DPH za březen? A kdo zpracuje poslední mzdy?
Důležité je také vyjasnit si, zda spolupráce končí v březnu, nebo až po zpracování březnového účetnictví. Na první pohled drobný rozdíl, který ale může znamenat, že některé povinnosti zůstanou nevyřešené.
Se starou i novou účetní si proto potvrďte, kdo za co odpovídá a do kdy. Předejdete tak situaci, kdy obě strany předpokládají, že danou povinnost vyřeší ta druhá.
8. Nastavte si fungování s novou účetní
Předáním podkladů změna nekončí. Teď je čas nastavit spolupráci tak, aby vám vyhovovala.
Domluvte se, jak budete předávat doklady, na koho se obracet s dotazy a jak často budete dostávat informace o hospodaření firmy.
První týdny mohou být trochu intenzivnější. Jakmile si ale nastavíte fungující systém, mělo by vám účetnictví zabírat méně času a starostí.
Jak probíhá změna účetní v Nastejnelodi.cz?
Víme, že předávání účetnictví může vyvolávat spoustu otázek. Proto s vámi nejprve probereme současnou situaci, rozsah účetnictví a vhodný termín převzetí. Společně si ujasníme, jaké podklady budou potřeba a co je nutné dořešit.
Po zahájení spolupráce využíváte elektronické předávání dokladů a online reporting. Za vaším účetnictvím navíc stojí tým 39 specialistů se vzájemnou zastupitelností a smluvním ručením až do výše 3 milionů Kč.
Sídlíme v Ostravě, ale spolupracujeme s firmami z celé České republiky.
Časté otázky ke změně účetní
Jak dlouho změna účetní trvá?
Záleží na množství dokladů, stavu účetnictví a výpovědní lhůtě. Samotné převzetí ale nemusí být tak náročné, jak se zdá. U menší firmy může celý proces předání účetnictví představovat například 8 hodin čisté práce. Kalendářně může změna trvat déle kvůli komunikaci mezi účetními nebo dokončení rozpracovaných povinností.
Co když mi původní účetní nechce předat doklady?
Nejprve ji písemně požádejte o předání konkrétních podkladů podle smlouvy. Pokud předání odmítá, doporučujeme další postup konzultovat s právníkem.
Musím čekat na konec roku?
Nemusíte. Účetní lze změnit kdykoliv během roku. Důležité je správně předat účetnictví a domluvit, kdo dokončí rozpracované povinnosti.
Chystáte se změnit účetní?
Nemusíte na to být sami. Rádi s vámi probereme, co bude potřeba předat, kdy je vhodné změnu provést a jak by převzetí účetnictví vypadalo ve vašem případě.
Domluvte si nezávaznou schůzku a zjistěte, jak může změna proběhnout.
