Kdy dává smysl účetní na volné noze?
Samostatná účetní se obvykle stará o menší počet klientů a jejich účetní agendu řeší osobně.
Její výhodou může být přímá komunikace a individuální přístup. Zná vaše podnikání, jeho historii a často s vámi řeší vše od běžných dokladů až po daňová přiznání.
Další výhodou může být nižší cena. Samostatná účetní zpravidla nemá tak vysoké provozní náklady jako větší účetní firma. Neznamená to ale, že bude vždy levnější.
Účetní na volné noze může být dobrou volbou, pokud:
- Podnikáte jako OSVČ nebo máte malou firmu s jednoduchým účetnictvím.
- Máte menší množství dokladů.
- Nepotřebujete pravidelně řešit složitější daňové otázky.
- Vyhovuje vám spolupráce s jedním člověkem.
Důležité je ověřit, zda má účetní zajištěné zastupování a na koho se obrací v případě složitějších odborných otázek. Důležité je také pojištění pojištění profesní odpovědnosti.
Kdy se vyplatí účetní kancelář?
Účetní kancelář obvykle nabízí širší tým odborníků na účetnictví, daně a mzdy. To může být výhodné zejména ve chvíli, kdy vaše firma roste a přibývají jí povinnosti.
Pokud například začnete zaměstnávat lidi, potřebujete kromě účetnictví řešit také mzdové účetnictví. Při obchodování se zahraničím zase můžete narazit na složitější otázky DPH.
Účetní kancelář může být vhodnější, pokud:
- Máte zaměstnance nebo je plánujete přijímat.
- Řešíte složitější DPH či zahraniční obchod.
- Potřebujete vedle účetnictví také daňové poradenství.
- Chcete mít průběžný přehled o hospodaření firmy.
- Nechcete být závislí na dostupnosti jediného člověka.
Výhodou bývá také zastupitelnost. Pokud vaše účetní onemocní nebo odjede na dovolenou, její práci může převzít kolega. Samozřejmě za předpokladu, že má kancelář správně nastavené procesy a předávání informací.
Účetní na volné noze vs. účetní kancelář: Srovnání
Obě varianty mohou fungovat dobře. Rozdíl není jen v ceně, ale také v dostupnosti odborníků, zastupitelnosti a technologiích, které vám usnadní každodenní práci.
Rozdíl může být také v technologiích. Větší účetní kanceláře mají zpravidla více možností investovat do nástrojů, které podnikatelům šetří čas. Může jít například o online předávání dokladů, automatizaci účetnictví, reporting nebo aplikace pro správu zaměstnanců.
Pět otázek, které vám pomůžou rozhodnout
Než si vyberete externí účetní nebo účetní kancelář, odpovězte si na několik otázek:
- Kolik dokladů měsíčně máte? Deset faktur představuje jinou náročnost než stovky dokladů a skladové hospodářství.
- Máte zaměstnance? Pokud ano, budete potřebovat také zpracování mezd a souvisejících povinností.
- Obchodujete se zahraničím? Ověřte si, zda má účetní zkušenosti s vaším typem transakcí.
- Co se stane, když účetní dva týdny nebude? Kdo zajistí mzdy, DPH nebo reakci na výzvu finančního úřadu?
- Potřebujete během roku znát výsledky firmy? Nestačí vám jen daňové přiznání a chcete pravidelně sledovat náklady, závazky nebo zisk?
Právě čtvrtá otázka bývá často podceňovaná. Zastupitelnost účetní není důležitá až ve chvíli, kdy nastane problém. Je lepší vědět předem, kdo převezme agendu a zda bude mít přístup k potřebným informacím.
Pokud vás zajímá, kdy má smysl řešit účetnictví i mimo období daňových přiznání, přečtěte si článek Kdy potřebujete účetní víc než jednou za rok?.
Na co si dát pozor při výběru?
Ať už zvolíte samostatnou účetní, nebo účetní firmu, před podpisem smlouvy si ověřte:
- Odpovědnost a pojištění: Má dodavatel pojištění profesní odpovědnosti, s jakým limitem a co kryje?
- Zastupitelnost: Kdo převezme účetnictví během nepřítomnosti?
- Komunikaci: S kým budete řešit dotazy a jak rychle můžete očekávat odpověď?
- Cenu a služby: Co je zahrnuto v paušálu a co se účtuje zvlášť?
Za splnění účetních a daňových povinností vůči státu odpovídá podnikatel nebo jeho společnost i při externím zpracování. Dodavatel však může odpovídat za škodu způsobenou porušením svých povinností.
Další tipy najdete v článku Jak vybrat spolehlivou účetní firmu.
Jak to funguje v Nastejnelodi.cz?
V naší účetní a daňové kanceláři kombinujeme osobní přístup s výhodami širšího týmu.
Klientům zajišťujeme konkrétní kontaktní osobu a účetní tým, který zná jejich podnikání. Za nimi stojí 39 specialistů, vzájemná zastupitelnost a zákonné ručení až do výše 3 milionů Kč.
Doklady si předáváme elektronicky, klienti mají k dispozici online reporting a třikrát ročně s nimi aktivně probíráme výsledky podnikání.
Díky zkušenostem našeho týmu se dokážeme vypořádat i s méně obvyklými účetními a daňovými situacemi. Osobní přístup, odbornost a moderní technologie propojujeme tak, aby klienti měli nejen správně zpracované účetnictví, ale také přehled o svém podnikání. Získali jsme ocenění Účetní firma roku 2025. Sídlíme v Ostravě, ale díky online spolupráci se staráme o firmy z celé České republiky.
Časté otázky
Je účetní na volné noze levnější než účetní kancelář?
Může být, ale není to pravidlo. Cena závisí na složitosti účetnictví a rozsahu služeb. Při porovnávání nabídek sledujte nejen měsíční paušál, ale také co za své peníze získáte. Důležitá je například zastupitelnost. Pokud ji účetní nemá zajištěnou, může být nižší cena opodstatněná, protože v případě její nepřítomnosti riskujete komplikace s účetnictvím nebo důležitými termíny.
Kdo odpovídá za chybu v účetnictví?
Za splnění zákonných účetních a daňových povinností odpovídá podnikatel nebo jeho společnost. Externí účetní či účetní kancelář však může nést odpovědnost za způsobenou škodu. Důležité jsou smluvní podmínky a okolnosti konkrétního případu.
Co když moje účetní onemocní?
Záleží na tom, jak má zajištěné zastupování. Předem si ověřte, kdo v její nepřítomnosti zpracuje doklady, pohlídá termíny a bude s vámi komunikovat.
Kdy je čas přejít od účetní na volné noze ke kanceláři?
Například když vaše firma roste, přibývají zaměstnanci, potřebujete pravidelné výstupy, máte složitější daňové otázky nebo potřebujete širší služby a spolehlivou zastupitelnost. Pokud vám ale samostatná účetní vyhovuje a zvládá vaše potřeby, změna není nutná.
Jak poznáte, že máte účetnictví nastavené správně?
Nezáleží jen na tom, zda spolupracujete se samostatnou účetní, nebo účetní kanceláří. Důležité je, zda máte účetnictví správně zpracované, fungující komunikaci a informace, které potřebujete pro své podnikání.
Připravili jsme Checklist moderního účetnictví, se kterým si jednoduše ověříte, jak na tom vaše současná spolupráce je.
Projít checklist moderního účetnictví
A pokud už víte, že hledáte novou účetní kancelář, rádi s vámi probereme možnosti spolupráce.
