Co musíte vyřešit při nástupu zaměstnance?
Nejdříve potřebujete zvolit správnou formu spolupráce – nejčastěji pracovní poměr, DPP nebo DPČ. Ani dohoda automaticky neznamená práci bez administrativy. Také u ní musíte sledovat pravidla pro odvody, pojištění nebo nárok na dovolenou.
Pozor také na spolupráci s OSVČ. Pokud člověk ve skutečnosti vykonává závislou práci, nemůžete pracovněprávní vztah nahradit fakturací jen proto, že je to jednodušší nebo levnější.
Pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat minimálně druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Kromě ní při nástupu typicky potřebujete vyřešit:
- mzdu a pracovní dobu,
- registraci zaměstnance a daňové dokumenty,
- BOZP a případnou pracovnělékařskou prohlídku,
- pracovní prostředky a přístupy,
- ochranu a zpracování osobních údajů zaměstnance.
Kdy a kam musíte zaměstnance přihlásit?
Pravidla registrace se v roce 2026 změnila v souvislosti s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele (JMHZ).
Od 1. července 2026 musíte nového zaměstnance do evidence zaměstnanců přihlásit ještě před tím, než začne vykonávat práci. U českého zaměstnance můžete využít předregistraci základních údajů a registraci následně dokončit ve stanovené lhůtě. U zahraničních zaměstnanců platí odlišný režim.
Samostatně musíte nástup zaměstnance oznámit také jeho zdravotní pojišťovně, standardně do 8 dnů. Pokud přijímáte prvního zaměstnance, nezapomeňte také na registrační povinnosti samotného zaměstnavatele.
Co musíte řešit každý měsíc?
Pro správné zpracování mzdy potřebujete průběžně evidovat především:
- odpracovanou dobu,
- dovolenou, nemoc a další absence,
- přesčasy a příplatky,
- odměny, benefity a náhrady,
- změny údajů zaměstnance.
Tyto informace potřebujete pro výpočet mzdy, odvodů a daní i splnění povinných hlášení. Od roku 2026 sem patří také JMHZ, které nahradilo řadu dřívějších samostatných hlášení.
I když vám mzdy zpracovává externí účetní, potřebuje od vás správné informace a včas. Mějte proto jasno v tom, kdo eviduje docházku a absence, kdo změny schvaluje a jak se informace dostanou ke zpracování mezd.
Pokud nechcete každý měsíc hlídat mzdy, odvody, hlášení a změny v legislativě, můžeme vám mzdovou agendu převzít.
Co musíte hlídat během zaměstnání?
Během zaměstnání potřebujete evidovat například pracovní smlouvy a jejich dodatky, mzdové listy, pracovní dobu, dovolené, absence nebo dokumentaci související s BOZP.
Jednotlivé dokumenty mají různé archivační lhůty a obsahují osobní údaje. Potřebujete proto vědět, co uchováváte, proč a kdo k informacím může přistupovat.
Povinnosti v oblasti BOZP se týkají i malých zaměstnavatelů, jejich rozsah ale závisí na charakteru práce a jejich rizicích. Ani vstupní lékařská prohlídka není automaticky povinná pro každého zaměstnance – záleží mimo jiné na druhu a kategorii práce.
Co vyřešit při odchodu zaměstnance?
Při odchodu potřebujete správně ukončit pracovněprávní vztah, zpracovat poslední mzdu a případnou nevyčerpanou dovolenou, oznámit skončení zaměstnání a vystavit potřebné dokumenty.
Nezapomeňte také převzít firemní vybavení, zrušit přístupy a správně archivovat personální a mzdovou dokumentaci.
Mějte personální agendu na jednom místě
Personální dokumentace vzniká už s prvním zaměstnancem a část z ní potřebujete uchovávat dlouhodobě. Proto se vyplatí mít od začátku jasno v tom, kde dokumenty a informace ukládáte a kdo k nim má přístup.
Smlouvy v e-mailu, dovolené v tabulce a změny pro mzdy ve zprávách mohou fungovat, dokud některou informaci nepotřebujete dohledat za několik let.
V HR aplikaci Maaja můžete mít zaměstnance, dokumenty i personální agendu přehledně na jednom místě. Podívejte se, jak Maaja funguje. 🐝
